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辦公室搬遷該注意的8件事情，讓同事搬遷後不再手忙腳亂！
辦公室搬遷需要完整並妥善的移動公司大量文件📚、電腦3C用品💻、辦公物品💼…等，與普通搬家流程比起來，過程繁雜了好幾倍，畢竟辦公室搬遷可是一間公司的重大事件。那麼要如何做，才能夠加速新辦公室正常運作，讓同事進入良好的辦公狀況呢？今天這篇是大心搬家小編經手多起辦公室搬遷後，特別整理的重點注意事項，希望您看完後可以更輕鬆、更快速的規劃好辦公室搬遷！ 事先規劃與通知 由於辦公室搬遷需搬運的物品箱數非常多，一旦確認辦公室預計搬遷的日期後，最好提早2~4週以上開始規劃，可以提早準備的事項如下： 1.搬遷清單擬定 辦公室搬遷的作業規劃比一般家庭搬家還要複雜，因此最好依辦公室規模大小，提早訂定合適的搬遷作業清單，包含了搬遷時間、文件整理、隔板拆卸、人員調度、搬運動線、新辦公室物品定位圖、廢棄物處理等。 2.裝潢進度與水電確認 在訂定辦公室搬遷作業清單同時，需注意時程上務必配合新辦公室之裝潢進度，並在搬遷前1~2週提早確認水、電、網路、電話，確保能如期在搬遷前安裝完成。 3.知會新舊大樓管理員 在確定搬運時程後，最好提前3~7天知會新舊大樓管理員，由於辦公室搬遷搬運的箱數與車趟通常較多，因此需注意停車位、電梯/貨梯、搬運動線等，最好都提前與管理員確認，避免當天搬運出現意外狀況耗費時間。 4.提早清理文件與廢棄物 在搬遷前，建議至少空出1~3天，整理辦公室多年未用到的文件，以及其他堆放於儲藏空間的雜物，將新辦公室無須用到的物品提早丟棄。除了可減少搬運的箱數之外，更可以讓新辦公室整理起來更加簡單清爽！ 同時需注意，每棟辦公大樓對於垃圾清運的時間與規範有所不同，提早整理不要的廢棄物，較能有充裕的時間按規定丟棄，若有垃圾車不收的物品，也可提早與搬家公司預約清運廢棄物。 搬遷前打包準備 辦公室搬遷與公司裡的每一個工作人員息息相關，因此在搬遷前，我們可以這樣做： 1.提早請同事打包 辦公室人員通常有分內勤與外勤，外勤人員待在辦公室時間較少，建議提早一週提醒各個同事，在搬遷日期前，預先清理個人辦公區域的物品，將不要的文件或垃圾盡早丟棄，如此一來，打包當天就能夠加快裝箱速度。 2.辦公櫥櫃、抽屜清空 在辦公室打包時需注意，不論是放置文件的櫥櫃，或是放置重要物品與小文具的辦公抽屜，所有的櫥櫃與抽屜皆需清空，除了避免物品在搬運/包裝過程中掉落、或在內部碰撞造成損壞之外，也可預防搬運途中，搬家師傅因抽屜/櫃內物品移動或翻滾，而造成重心不穩受傷的可能。 3.辦公室打包必備物品 在打包前，可以請人資單位或負責同事先備齊打包工具，例如： 裝箱清單表，表格內詳載物品名稱與數量，已裝箱即可打勾 足量的紙箱、氣泡袋(包裝3C與易碎物品)、透明膠帶、剪刀、小刀 空白標籤、筆，可供每位同事標示名字或編號，貼在個人物品上 垃圾袋、掃把與畚箕、抹布 4.打包裝箱編號 在打包時，可每人配發一個空箱，將個人物品放於箱內，並請同事在裝箱完成後，依據新辦公室配置圖，在紙箱外標示數字或英文字母，同時寫上個人姓名。這樣做可以加快搬運時的定位，搬運完成後，同事也可以快速找到自己的箱子，整理個人物品，盡早進入辦公狀態。 5.包裝電腦用品 在打包電腦主機、螢幕時，建議每一位同事將自己的電腦分成主機、螢幕、線路、鍵盤、滑鼠，分別做好保護包裝，貼上姓名或編號標籤；怕碰撞的主機、螢幕，務必另外自行以氣泡袋包裝，並將同樣的物品擺放於同一區域，將鍵盤、滑鼠裝箱，可讓電腦用品的搬運更順利。 6.物品統一擺放 在打包整理時，除了上述的標示之外，小編也建議將同類型的物品統一擺放於相同位置，如：電腦主機與電腦螢幕擺放同一區域，這樣做可以讓搬家師傅在搬運時加快處理速度；同時於箱外標註箱號位置，並請搬家公司搬運後依照箱號位置擺放，到了新辦公室後，同事也能在指定位置，依姓名標示快速找到自己的辦公物品喔！ 其他注意事項 如有較昂貴的商用投影機、視訊會議系統、精密儀器需要搬遷，建議在搬遷前先做完整拆卸，並連同線路作縝密的保護包裝，詳細包裝方法可參考此篇文章（打包、封箱密技）。電腦或其他3C用品的連接線路建議可交由個人自行保管，待主機與螢幕領回後，便可自行安裝。若原有的OA屏風隔板需搬運到新的辦公室沿用，建議預留多一天時間，讓工作人員可以進行拆卸與組裝。在搬遷前後可進行辦公室用品補充採購，讓同事在搬遷後也能有完整文具、辦公用具可使用。在搬遷前1~2天，可尋找新辦公室附近方便訂購的餐飲店，讓同事們在搬遷後無須煩惱飲食問題。公司搬遷完成後，可以舉辦喬遷宴，為公司新址帶來人氣，同時也可聯絡客戶感情。若是辦公室連同工廠一起搬遷，則可與搬家公司聯繫，請估價師親至現場評估，並討論實際搬運的詳細內容與價格，大心搬家公司提供各式辦公室搬遷、工廠搬遷、起重機吊卸服務，可免費到公司估價，隨時歡迎撥打電話詢問：看完以上注意事項，大家是否對辦公室搬遷較有頭緒了呢？由於辦公室搬遷牽涉到非常多的人、事、物，需要公司同事同心協力，加上有豐富經驗的搬家公司協助搬遷，方能以最快速的又妥善的方式完成。小編貼心建議各個負責辦公室搬遷的人員，可以依據公司的狀況，在搬遷前做好完整規劃，並列出詳細的搬家流程表，讓整個搬遷過程更加順利、圓滿。
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